การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ
หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน
ทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร
และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ
เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
1) ความถูกต้อง
หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจาก คนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
1) ความถูกต้อง
หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจาก คนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
2) ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้น และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้น และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
3) ความสมบูรณ์
ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฎิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจ และสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฎิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจ และสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4) ความชัดเจนและกะทัดรัด
การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
5) ความสอดคล้อง
ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูลความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูลความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดี (Characteristics of Information)
1.
สารสนเทศที่ดีต้องมีความความถูกต้อง (Accurate) และไม่มีความผิดพลาด
2.
ผู้ที่มีสิทธิใช้สารสนเทศสามารถเข้าถึง (Accessible) สารสนเทศได้ง่าย ในรูปแบบ และเวลาที่เหมาะสม ตาม ความต้องการของผู้ใช้
3.
สารสนเทศต้องมีความชัดเจน (Clarity) ไม่คลุมเครือ
4.
สารสนเทศที่ดีต้องมีความสมบูรณ์ (Complete) บรรจุไปด้วยข้อเท็จจริงที่มีสำคัญครบถ้วน
5.
สารสนเทศต้องมีความกะทัดรัด (Conciseness) หรือรัดกุม เหมาะสมกับผู้ใช้
6.
กระบวนการผลิตสารสนเทศต้องมีความประหยัด (Economical) ผู้ที่มีหน้าที่ตัดสินใจมักจะต้องสร้างดุลยภาพ
ระหว่างคุณค่าของสารสนเทศกับราคาที่ใช้ในการผลิต
7.
ต้องมีความยึดหยุ่น (Flexible) สามารถในไปใช้ในหลาย ๆ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์
8.
สารสนเทศที่ดีต้องมีรูปแบบการนำเสนอ (Presentation) ที่เหมาะสมกับผู้ใช้ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
9.
สารสนเทศที่ดีต้องตรงกับความต้องการ (Relevant/Precision)
ของผู้ที่ทำการตัดสินใจ
10. สารสนเทศที่ดีต้องมีความน่าเชื่อถือ
(Reliable) เช่น
เป็นสารสนเทศที่ได้มาจากกรรมวิธีรวบรวมที่น่าเชื่อ ถือ หรือแหล่ง (Source) ที่น่าเชื่อถือ เป็นต้น
11. สารสนเทศที่ดีควรมีความปลอดภัย
(Secure) ในการเข้าถึงของผู้ไม่มีสิทธิใช้สารสนเทศ
12. สารสนเทศที่ดีควรง่าย
(Simple) ไม่สลับซับซ้อน
มีรายละเอียดที่เหมาะสม (ไม่มากเกินความจำเป็น)
13. สารสนเทศที่ดีต้องมีความแตกต่าง
หรือประหลาด (Surprise) จากข้อมูลชนิดอื่น ๆ
14. สารสนเทศที่ดีต้องทันเวลา
(Just in Time : JIT) หรือทันต่อความต้องการ (Timely)
ของผู้ใช้ หรือสามารถส่ง ถึงผู้รับได้ในเวลาที่ผู้ใช้ต้องการ
15. สารสนเทศที่ดีต้องเป็นปัจจุบัน
(Up to Date) หรือมีความทันสมัย ใหม่อยู่เสมอ
มิเช่นนั้นจะไม่ทันต่อการ เปลี่ยนแปลงที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว
16. สารสนเทศที่ดีต้องสามารถพิสูจน์ได้
(Verifiable) หรือตรวจสอบจากหลาย ๆ แหล่ง
ได้ว่ามีความถูกต้อง
นอกจากนั้นสารสนเทศมีคุณสมบัติที่แตกต่างไปจากสินค้าประเภทอื่น
ๆ 4 ประการคือ ใช้ไม่หมด ไม่สามารถ ถ่ายโอนได้
แบ่งแยกไม่ได้ และสะสมเพิ่มพูนได้ หรืออาจสรุปได้ว่าสารสนเทศ ที่ดีต้องมีคุณลักษณะครบทั้ง 4 ด้าน คือ
-ด้านเวลา (ทันเวลา และทันสมัย)
-ด้านเนื้อหา (ถูกต้อง สมบูรณ์
ยึดหยุ่น น่าเชื่อถือ ตรงกับ ความต้องการ และตรวจสอบได้)
-ด้านรูปแบบ (ชัดเจน
กะทัดรัด ง่าย รูปแบบการนำเสนอ ประหยัด แปลก)
-ด้านกระบวนการ (เข้าถึงได้
และปลอดภัย)
สรุปข้อมูล
คุณสมบัติของข้อมูลสารสนเทศ
ในการจัดเก็บข้อมูลทางสารสนเทศจำเป็นต้องมีคุณสมบัติที่ดีที่สามารถนำมาเป็นข้อมูลได้ซึ่งคุณสมบัติสารสนเทศที่ดีจำเป็นต้องมีคุณสมบัติที่สำคัญดังนี้
1.ความถูกต้อง
ในการทำข้อมูลต่างๆ
สิ่งที่ควรคำนึงมาก่อนอันดับหนึ่งคือความถูกต้องเพราะจะทำให้ข้อมูลของเราน่าเชื่อถือในการศึกษาข้อมูลของผู้อื่น
2.ความที่ยังเป็นปัจจุบันและทันสมัย
ในการทำข้อมูล หากข้อมูลไม่ทันสมัยอาจทำให้ข้อมูลไม่น่าเชื่อถือ เพราะว่า
ข้อมูลบางข้อมูลจะเปลี่ยนแปรผันไปตามกาลเวลาดังนั้นควรมีการตรวจสอบปีของข้อมูลที่ได้ศึกษาก่อนเช่นกัน
3.ความสมบูรณ์และความชัดเจน
ข้อมูลที่ดีควรที่จะมีความสมบูรณ์ด้วย ข้อเท็จจริงต่างๆ
และไม่มีการคลุมเครือข้อมูลหรือปิดบังข้อมูล
4.ความกะทัดรัดและง่ายต่อการศึกษา
ข้อมูลในปัจจุบันมีมากมายซึ่งอาจยากต่อการศึกษาในบางคราว
ดังนั้นข้อมูลที่ดีควรที่จะมีการสรุปข้อมูลให้กะทัดรัดเหมาะสมแก่ผู้ที่เข้ามาศึกษา
5.ความสอดคล้องของข้อมูล
ในการศึกษาข้อมูลทางสารสนเทศต้องมีความสอดคล้องอย่างชัดเจน กล่าวคือ
การกำหนดขอบเขตการศึกษาเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลมั่ว
หรือไม่สอดคล้องกับขอบเขตของการศึกษา
6.ความน่าเชื่อถือ
ข้อมูลที่ดีควรที่จะมีการกล่าวถึงแหล่งอ้างอิงเพื่อความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ผู้อื่นจะนำมาศึกษาต่อ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น