รหัสแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์ (Computer's Code)

เลข 0 และ 1 ในระบบฐานสองแต่ละตัว เรียกว่าบิต (bit) ย่อมาจากคำว่า Binary Digit บิตเป็นหน่วยเล็กที่สุดในการเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ แต่เนื่องจากบิตเดียวไม่สามารถเก็บข้อมูลตัวเลข ตัวอักษร และสัญลักษณ์พิเศษต่าง ๆ ได้ครบ ดังนั้นจึงต้องรวมบิตหลายบิตเข้าเป็นกลุ่มเรียกว่าไบต์ (byte) แต่ละไบต์จะแทนอักขระหนึ่งตัว โดยปกติแล้วใช้แปดบิตรวมกันเป็นหนึ่งไบต์ ในการผลิตเครื่องคอมพิวเตอร์จะต้องคำนึงถึงรหัสที่ใช้แทนข้อมูล ความจุของหน่วยความจำและความจุของที่เก็บข้อมูลสำรองในคอมพิวเตอร์ ซึ่งหน่วยของความจุที่เก็บข้อมูลจะมีหน่วยเป็นหน่วยของไบต์ และหากมีความจุสูงก็อาจใช้หน่วยความจุเป็นกิโลไบต์ (Kilobyte) โดยหนึ่งกิโลไบต์มีค่าเป็น 1,024 ไบต์ ใช้สัญลักษณ์ KB หรือ K แทน (บางครั้งอาจใช้ค่าประมาณ 1 กิโลไบต์ ประมาณ 1,000 ไบต์) ดังนั้นถ้าหน่วยความจำขนาด 640 กิโลไบต์ จะเก็บข้อมูลได้ 640 x 1,024 หรือ 655,360 ไบต์ นอกจากนี้ยังมีหน่วยความจุเป็นเมกะไบต์ (Megabyte)ซึ่งมีค่าเป็น 1,024 x1,024 หรือ 1,048,576 ไบต์ ใช้สัญลักษณ์ MB หรือ M แทน (บางครั้งอาจใช้ค่าประมาณ 1 เมกะไบต์ ประมาณ 1,000,000 ไบต์ หรือหนึ่งล้านไบต์)

ชนิดของรหัสแทนข้อมูล

ระบบจำนวนที่ใช้ในทางคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วย

ระบบเลขฐานสอง (Binary Number System) ประกอบด้วยตัวเลข 0 และ 1

ระบบเลขฐานแปด (Octal Number System) ประกอบด้วยตัวเลข 0 – 7

ระบบเลขฐานสิบ (Decimal Number System) ประกอบด้วยตัวเลข 0 – 9

ระบบเลขฐานสิบหก (Hexadecimal Number System) ประกอบด้วยตัว เลข 0-9 และ A – F

ในทางทฤษฎีแล้วผู้ใช้สามารถกำหนดรหัสแทนอักขระใด ๆ ได้เองจากกลุ่มของเลขฐานสอง 8 บิต แต่ในความเป็นจริงนั้นทำไม่ได้ เพราะหากทำเช่นนั้นอาจเกิดปัญหาระหว่างเครื่องสองเครื่องที่ใช้รหัสต่างกัน เปรียบเทียบได้กับคนสองคนคุยกันคนละภาษา ดังนั้นจึงควรมีการกำหนดรหัสแทนข้อมูลที่เป็นสากล เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ สามารถสื่อสารกันได้ รหัสแทนข้อมูลที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน คือ

รหัส EBCDIC (Extended Binary Code Decimal Interchange Code)

รหัสเอบซีโคด พัฒนาโดยบริษัทไอบีเอ็มใช้แทนข้อมูลที่แตกต่างกันได้ทั้งหมด 2 หรือ 256 ชนิด การเก็บข้อมูลโดยใช้รหัสเอบซีดิกจะแบ่งรหัสออกเป็นสองส่วน คือโซนบิต (Zone bits) ซึ่งอยู่ทางด้านซ้ายมีจำนวน 4 บิตและนิวเมอริกบิต (Numeric bits)ในอีก 4 บิตที่เหลือ

รหัส ASCII (American Standard Code for Information Interchange)

รหัสแอสกี เป็นรหัสที่นิยมใช้กันมาก จนสามมารถนับได้ว่าเป็นรหัสมาตรฐานที่ใช้ใน การสื่อสารข้อมูล ( Data Communications) ซึ่งจำเป็นต้องใช้รหัสการแทนข้อมูลเป็นระบบเดียวกัน เพื่อให้สามารถรับ - ส่งข้อมูลได้ในความหมายเดียวกัน รหัสแอสกีใช้เลขฐานสอง 8 หลักแทนข้อมูลหนึ่งตัวเช่นเดียวกับรหัสเอบซีดิค นั่นคือ 1 ไบต์มีความยาวเท่ากับ 8 บิต รวมทั้งมีการแบ่งรหัสออกเป็นสองส่วน คือ โซนบิตและนิวเมอริกบิตเช่นเดียวกัน

โปรแกรมประยุกต์บางโปรแกรมได้มีการเปลี่ยนแปลงการแทนข้อมูลด้วยรหัส ACSII ให้ต่างไปจากมาตรฐาน โดยรหัสการจัดรูปแบบตัวอักษร (formatiing) ให้เป็นตัวหนาหรือตัวเอียง เป็นต้น ทำให้โปรแกรมอื่น ๆ ไม่สามารถอ่านข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นจากโปรแกรมประเภทนี้ได้ เพราะมีการกำหนดรหัสแทนข้อมูลไม่ตรงกัน

รหัส UniCode

เป็นรหัสแบบใหม่ล่าสุด ถูกสร้างขึ้นมาเนื่องจากรหัสขนาด 8 บิตซึ่งมีรูปแบบเพียง 256 รูปแบบ ไม่สามารถแทนภาษาเขียนแบบต่าง ๆ ในโลกได้ครบหมด โดยเฉพาะภาษาที่เป็นภาษาภาพ เช่น ภาษาจีนหรือภาษาญี่ปุ่นเพียงภาษาเดียวก็มีจำนวนรูปแบบเกินกว่า 256 ตัวแล้ว

UniCode จะเป็นระบบรหัสที่เป็น 16 บิต จึงแทนตัวอักษรได้มากถึง 65,536 ตัว ซึ่งเพียงพอสำหรับตัวอักษรและสัญลักษณ์กราฟฟิกโดยทั่วไป รวมทั้งสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ต่าง ๆ ในปัจจุบันระบบ UniCode มีใช้ในระบบปฏิบัติการ Window NT ระบบปฏิบัติการ UNIX บางรุ่น รวมทั้งมีการสนับสนุนชนิดข้อมูลแบบ UniCode ในภาษา JAVA ด้วย

แหล่งที่มา :

http://cptd.chandra.ac.th/selfstud/it4life/sub%20data1.htm

http://goo.gl/g9JLhJ

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ (Data into Information)

การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หมายถึง การนำข้อมูลที่เก็บไว้อย่างมีระบบ มาทำการวิเคราะห์ สรุปด้วยวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์กัน มีความหมายและมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่ง

1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
      1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น การตรวจใบทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่างๆเป็นวิธีการเก็บข้อมูลเช่นกัน
      1.2 การตรวจสอบข้อมูล มีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไขการตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูล 2คนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์ แล้วเปรียบเทียบกัน

2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
      2.1 การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา

      2.2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการห้องสมุดตามลำดับตัวอักษรการจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ทำให้ค้นหาได้ง่าย

      2.3 การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือ สร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่นสถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
      2.4 การคำนวน ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วน ข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้

3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
      3.1 การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึก ต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูล เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
      3.2 การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหา ข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วย ในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
      3.3 การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่าย ในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย 3.4 การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสาร ข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญ และมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสาร ไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

แหล่งที่มา :
www.oknation.net
http://dataintoinfo40702.blogspot.com/2011/04/blog-post.html
https://sites.google.com/site/deppding/kar-tha-khxmul-hi-pen-sarsnthes

คุณสมบัติของข้อมูล (Attribute of data)

         การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน ทั้งในด้านตัวข้อมูล   เครื่องจักร   และอุปกรณ์    ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ    เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
     1) ความถูกต้อง
              หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด  โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจาก คนหรือเครื่องจักร   การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

     2) ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน 
               การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้น และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้

     3) ความสมบูรณ์ 
               ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฎิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจ และสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม        

     4) ความชัดเจนและกะทัดรัด
                การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

     5) ความสอดคล้อง 
               ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูลความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดี (Characteristics of Information) 

1.      สารสนเทศที่ดีต้องมีความความถูกต้อง (Accurate) และไม่มีความผิดพลาด

2.      ผู้ที่มีสิทธิใช้สารสนเทศสามารถเข้าถึง (Accessible) สารสนเทศได้ง่าย ในรูปแบบ และเวลาที่เหมาะสม ตาม ความต้องการของผู้ใช้

3.      สารสนเทศต้องมีความชัดเจน (Clarity) ไม่คลุมเครือ

4.      สารสนเทศที่ดีต้องมีความสมบูรณ์ (Complete) บรรจุไปด้วยข้อเท็จจริงที่มีสำคัญครบถ้วน

5.      สารสนเทศต้องมีความกะทัดรัด (Conciseness) หรือรัดกุม เหมาะสมกับผู้ใช้

6.      กระบวนการผลิตสารสนเทศต้องมีความประหยัด (Economical) ผู้ที่มีหน้าที่ตัดสินใจมักจะต้องสร้างดุลยภาพ ระหว่างคุณค่าของสารสนเทศกับราคาที่ใช้ในการผลิต

7.      ต้องมีความยึดหยุ่น (Flexible) สามารถในไปใช้ในหลาย ๆ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์

8.      สารสนเทศที่ดีต้องมีรูปแบบการนำเสนอ (Presentation) ที่เหมาะสมกับผู้ใช้ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง

9.      สารสนเทศที่ดีต้องตรงกับความต้องการ (Relevant/Precision) ของผู้ที่ทำการตัดสินใจ

10.  สารสนเทศที่ดีต้องมีความน่าเชื่อถือ (Reliable) เช่น เป็นสารสนเทศที่ได้มาจากกรรมวิธีรวบรวมที่น่าเชื่อ ถือ หรือแหล่ง (Source) ที่น่าเชื่อถือ เป็นต้น

11.  สารสนเทศที่ดีควรมีความปลอดภัย (Secure) ในการเข้าถึงของผู้ไม่มีสิทธิใช้สารสนเทศ

12.  สารสนเทศที่ดีควรง่าย (Simple) ไม่สลับซับซ้อน มีรายละเอียดที่เหมาะสม (ไม่มากเกินความจำเป็น)

13.  สารสนเทศที่ดีต้องมีความแตกต่าง หรือประหลาด (Surprise) จากข้อมูลชนิดอื่น ๆ

14.  สารสนเทศที่ดีต้องทันเวลา (Just in Time : JIT) หรือทันต่อความต้องการ (Timely) ของผู้ใช้ หรือสามารถส่ง ถึงผู้รับได้ในเวลาที่ผู้ใช้ต้องการ

15.  สารสนเทศที่ดีต้องเป็นปัจจุบัน (Up to Date) หรือมีความทันสมัย ใหม่อยู่เสมอ มิเช่นนั้นจะไม่ทันต่อการ เปลี่ยนแปลงที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว

16.  สารสนเทศที่ดีต้องสามารถพิสูจน์ได้ (Verifiable) หรือตรวจสอบจากหลาย ๆ แหล่ง ได้ว่ามีความถูกต้อง

       

       นอกจากนั้นสารสนเทศมีคุณสมบัติที่แตกต่างไปจากสินค้าประเภทอื่น ๆ 4 ประการคือ ใช้ไม่หมด ไม่สามารถ ถ่ายโอนได้ แบ่งแยกไม่ได้ และสะสมเพิ่มพูนได้ หรืออาจสรุปได้ว่าสารสนเทศ ที่ดีต้องมีคุณลักษณะครบทั้ง 4 ด้าน คือ

-ด้านเวลา (ทันเวลา และทันสมัย) 

-ด้านเนื้อหา (ถูกต้อง สมบูรณ์ ยึดหยุ่น น่าเชื่อถือ ตรงกับ ความต้องการ และตรวจสอบได้) 

-ด้านรูปแบบ (ชัดเจน กะทัดรัด ง่าย รูปแบบการนำเสนอ ประหยัด แปลก) 

-ด้านกระบวนการ (เข้าถึงได้ และปลอดภัย)

สรุปข้อมูล คุณสมบัติของข้อมูลสารสนเทศ

ในการจัดเก็บข้อมูลทางสารสนเทศจำเป็นต้องมีคุณสมบัติที่ดีที่สามารถนำมาเป็นข้อมูลได้ซึ่งคุณสมบัติสารสนเทศที่ดีจำเป็นต้องมีคุณสมบัติที่สำคัญดังนี้

1.ความถูกต้อง ในการทำข้อมูลต่างๆ สิ่งที่ควรคำนึงมาก่อนอันดับหนึ่งคือความถูกต้องเพราะจะทำให้ข้อมูลของเราน่าเชื่อถือในการศึกษาข้อมูลของผู้อื่น

2.ความที่ยังเป็นปัจจุบันและทันสมัย ในการทำข้อมูล หากข้อมูลไม่ทันสมัยอาจทำให้ข้อมูลไม่น่าเชื่อถือ เพราะว่า ข้อมูลบางข้อมูลจะเปลี่ยนแปรผันไปตามกาลเวลาดังนั้นควรมีการตรวจสอบปีของข้อมูลที่ได้ศึกษาก่อนเช่นกัน

3.ความสมบูรณ์และความชัดเจน ข้อมูลที่ดีควรที่จะมีความสมบูรณ์ด้วย ข้อเท็จจริงต่างๆ และไม่มีการคลุมเครือข้อมูลหรือปิดบังข้อมูล

4.ความกะทัดรัดและง่ายต่อการศึกษา ข้อมูลในปัจจุบันมีมากมายซึ่งอาจยากต่อการศึกษาในบางคราว ดังนั้นข้อมูลที่ดีควรที่จะมีการสรุปข้อมูลให้กะทัดรัดเหมาะสมแก่ผู้ที่เข้ามาศึกษา

5.ความสอดคล้องของข้อมูล ในการศึกษาข้อมูลทางสารสนเทศต้องมีความสอดคล้องอย่างชัดเจน กล่าวคือ การกำหนดขอบเขตการศึกษาเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลมั่ว หรือไม่สอดคล้องกับขอบเขตของการศึกษา

6.ความน่าเชื่อถือ ข้อมูลที่ดีควรที่จะมีการกล่าวถึงแหล่งอ้างอิงเพื่อความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ผู้อื่นจะนำมาศึกษาต่อ

แหล่งที่มา : 
http://www.baanjomyut.com/library_3/extension-1/introduction_to_information_technology/08.html
http://elearning.northcm.ac.th/it/lesson1-1.asp#use
http://www.kruthong.net/computer1/2/2.html
https://sites.google.com/site/thekhnoloyisarsnthesbeuxngtn/khunsmbati-khxng-khxmul-5 

ข้อมูลและสารสนเทศ (Data and Information)

                   

                   ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริง หรือ เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ  เช่น ภาพ  เสียง  วีดิโอ  ของคน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ที่เราสนใจ ฯลฯ การรวบรวมข้อมูล เป็น การเริ่มต้นในการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดี จะได้ข้อมูลรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน  การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีหลายวิธี เช่น การใช้เครื่องอิเล็กทรอนิกส์ การใช้โทรสาร การใช้เครื่องวัดต่าง ๆ การใช้ดาวเทียม การออกแบบสอบถาม ฯลฯ

                

                   สารสนเทศ (Information) หมายถึง  ข้อมูล หรือ สิ่งซึ่งได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ หรือ สารสนเทศ หมายถึง   ข้อมูลที่มีความหมายซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์    ดังนั้น  สารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง  เพื่อให้ได้ผลลัพท์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้  โดยอาจเขียนแผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ ดังนี้

ระบบสารสนเทศ

                   สารสนเทศแบ่งออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ดังนี้

1.  สารสนเทศที่ทำประจำ                                                     

2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย

3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จำทำขึ้นโดยเฉพาะ

                   ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

     1. บุคลากร  

     2. ขั้นตอนการปฏิบัติ                           

     3. เครื่องคอมพิวเตอร์  

     4. ซอฟต์แวร์ 

     5. ข้อมูล

ประเภทของข้อมูล

     การแบ่งประเภทของข้อมูล อาจแบ่งได้หลายวิธีแล้วแต่จุดประสงค์ของการแบ่งนั้น  ถ้าแบ่งตามการเก็บรวบรวมข้อมูล อาจแบ่งประเภทของข้อมูลเป็น 2 ประเภท คือ

1.) ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง อาจได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ข้อมูลทุติยภูมิ     หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้แล้วบางครั้งอาจมีการประมวลผลเป็นสารสนเทศไปแล้ว ผู้ใช้ข้อมูลไม่ได้ไปสำรวจเอง ตัวอย่างเช่นข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่มีผู้ทำไว้อาจเป็นหน่วยราชการตลอดจนได้มาจากเครื่องมือวัดต่าง ๆ  ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูล

2.) ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือ ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น 

คุณสมบัติของข้อมูล

ข้อมูลที่ดีควรมีคุณสมบัติ ดังนี้ 

     1. ความถูกต้อง                                      

     2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน           

     3. ความสมบูรณ์

     4. ความชัดเจนและกระทัดรัด              

     5.ความสอดคล้อง

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ                  

 การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและการดูแลสารสนเทศเป็นข้อ ๆ ดังนี้

     1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล                

     2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

     3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

     ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล , การตรวจสอบข้อมูล , การเก็บรวบรวมข้อมูล , ต้องเก็บข้อมูลให้มากพอและทันต่อเวลา , การตรวจสอบข้อมูล , ข้อมูลที่เก็บมาต้องมีการตรวจสอบ          

ความถูกต้อง ให้มีความเชื่อถือได้ วิธีการตรวจสอบมีหลายวิธีแล้วแต่ความเหมาะสม ถ้าพบข้อผิดพลาดของข้อมูลต้องแก้ไข ข้อมูลที่จะนำไปใช้หรือเก็บบันทึกไว้ต้องถูกต้อง

 การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วย

     1. การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล                                      

     2. การจัดเรียงข้อมูล

     3. การสรุปผล                                                     

     4. การคำนวณ

การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

อาจประกอบด้วย

     1. การเก็บรักษาข้อมูล                                           

     2. การค้นหาข้อมูล 

     3. การทำสำเนาข้อมูล                                            

     4. การสื่อสาร

การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

   อาจแบ่งตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผลได้เป็น 2 แบบ คือ

1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online processing) 

เป็นการประมวลผลแบบที่ข้อมูลวิ่งจากปลายทางไปยังเครื่องที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบนี้เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด เช่น การจองตัวเครื่องบิน การเบิกเงินจากเครื่อง เอทีเอ็ม ฯลฯ

2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch processing)

เป็นการประมวลผลเป็นครั้ง ๆ  โดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อนเมื่อต้องการผลก็นำข้อมูลมาประมวล การทำโพลสำรวจ

ข้อมูล และสารสนเทศ มีความแตกต่างกันอย่างไร

              ความแตกต่างของข้อมูลและสารสนเทศ คำว่า “ข้อมูล” (Data) และ “สารสนเทศ” (Information) นั้นมีความหมายแตกต่างกัน กล่าวคือ “ข้อมูล” หมายถึง ข้อเท็จจริงทั่ว ๆ ไปที่มีอยู่ซึ่งทำการเก็บรวบรวมมาได้ โดยข้อเท็จจริงนี้เป็นบุคคล วัตถุ สิ่งของ เหตุการณ์ หรือสถานที่และข้อมูลดังกล่าวอาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ หรือสถานที่ รูปภาพหรือเสียงก็ได้ สำหรับ “สารสนเทศ” นั้นหมายถึง ข้อมูลที่ได้รับการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้อ้างอิง ดำเนินงาน หรือตัดสินใจอย่างหนึ่งอย่างใด โดยสารสนเทศนี้อาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือเสียงก็ได้  การประมวลผลสารสนเทศ เพื่อให้เห็นภาพของข้อมูลและสารสนเทศชัดเจนขึ้น จะขอยกตัวอย่างเรื่อง เกรดเฉลี่ยของนักเรียนในแต่ละภาคเรียน ซึ่งเกรดเฉลี่ยนั้นจะได้จากการนำเกรดในแต่ละวิชาที่นักเรียนลงเรียนมาทำการประมวลผล ดังนั้น ในที่นี้เกรดแต่ละวิชาของนักเรียนจึงเป็น “ข้อมูล”ในขณะที่เกรดเฉลี่ยของนักเรียนเป็น “สารสนเทศ” อย่างไรก็ตามข้อเท็จจริงหนึ่ง ๆ อาจเป็นได้ทั้งข้อมูลและสารสนเทศก็ได้ขึ้นอยู่กับผู้ที่จะใช้ข้อเท็จจริงนั้น 

คุณสมบัติของข้อมูล

     1.ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำและอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากสุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศ ส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

     2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้ตี ความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการมีการออกแบบระบบการเรียนค้น และรายงานตามผู้ใช้

     3.ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม

     4.ความชัดเจนและกะทัดรัด  การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

     5.ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูลความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ 

สรุป

ข้อมูลและสารสนเทศ มีความแตกต่างกันที่ ข้อมูล เป็นข้อเท็จจริงที่รวบรวมไว้ในรูปแบบต่างๆ ข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการรวบรวมอย่างต่อเนื่อง แต่ สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประเมินผลมาแล้วเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน ซึ่งสามารถนำไปอ้างอิงในการทำงาน หรือการตัดสินทำอะไรอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนั้นสารสนเทศมีความหมายง่ายๆว่า ข้อมูลที่มีความหมายสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้นั่นเอง

แหล่งข้อมูล : 

http://www.trueplookpanya.com/new/cms_detail/knowledge/338-00/

http://blog.eduzones.com/siranee/33962

http://neung.kaengkhoi.ac.th/mdata/salupkadata3.html

ข้อมูลและชนิดของข้อมูล (Data and Type of data)

              

              ข้อมูล ( Data ) คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง สามารถนำไปประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ได้ มีการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบและตลอดเวลาที่จะให้ได้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว เมื่อสถานการณ์หรือเหตุการณ์บางอย่างผันแปรขึ้น การเตรียมการหรือการแก้สถานการณ์จะดำเนินการได้อย่างทันท่วงที 

            

             ชนิดของข้อมูล ข้อมูลที่คอมพิวเตอร์สามารถเก็บบันทึกได้นั้นอาจจำแนกได้หลายรูปแบบ ที่สำคัญๆ ได้แก่ 

             1.ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระหรือข้อความ (Character data หรือ Text) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระหรือข้อความ หรือ เป็นข้อมูลที่อาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ โดยข้อมูลที่เป็นตัวเลขจะไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่สามารถนำไปจัดเรียงตามลำดับตัวอักขระ เปลี่ยนแปลงแก้ไขได้ และเปรียบเทียบได้ว่าเหมือนกับข้อมูลอื่นหรือไม่ 

             2.ข้อมูลเชิงจำนวน (Numerical data) มีลักษณะเป็นตัวเลขซึ่งคอมพิวเตอร์สามารถนำไปคำนวณได้ ตัวอย่างเช่น เงินเดือน คะแนน และยอดขาย เป็นต้น โดยข้อมูลที่เป็นตัวเลขอาจจำแนกได้ 2 รูปแบบ คือ ข้อมูลที่เป็นเลขจำนวนเต็ม Integer Number) เช่น 3, 5 และ-7 เป็นต้น และข้อมูลที่เป็นเลขทศนิยม เช่น 20.5, 125.75 และ -0.001 เป็นต้น 

             3.ข้อมูลรหัส (Code data) อาจเป็นตัวอักขระหรือข้อมูลเชิงจำนวนก็ได้ ซึ่งมักจะมีการกำหนดขนาดความยาวไว้จำกัด เช่น รหัสที่ใช้ระบุเพศอาจเป็นตัวเลขหนึ่งตัวหรือตัวอักขระหนึ่งตัว ได้แก่ 1 แทนด้วยเพศชาย และ 2 แทนด้วยเพศหญิง หรือเลขประจำตัวนักเรียน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลรหัสนั้นไม่ได้นำไปใช้เพื่อการคำนวณ แต่ใช้เพื่อการเปรียบเทียบ นับหรือจัดกลุ่มข้อมูลที่มีรหัสตรงกับที่กำหนด 

         

             4.ข้อมูลวันที่ (Date data) เป็นข้อมูลซึ่งกำหนดขึ้นเป็นพิเศษเพื่อให้สามารถแสดง วัน เดือน ปี ที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานได้ ซึ่งข้อมูลวันที่จะมีประโยชน์มากในการคำนวณอายุ หรือหาช่วงเวลาระหว่างวันที่หนึ่งไปยังอีกวันที่หนึ่ง 

             5.ข้อมูลภาพ (Image data) เป็นข้อมูลภาพ เช่น ภาพถ่าย หรือภาพที่จัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร เป็นข้อมูลที่แสดงความเข้มและสีของรูปภาพหรือเอกสารที่เป็นผลจากการใช้เครื่องสแกนเนอร์บันทึกข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์ โดยข้อมูลภาพจะมีลักษณะเป็นจุดภาพ สามารถนำมาแสดงทางจอภาพ ย่อ ขยาย หรือตัดต่อได้ และมักเก็บไว้ใช้เพื่อการอ้างอิงเท่านั้น      

             

             6.ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว (Movie&Animations data) เป็นภาพที่เกิดจากการนำภาพนิ่งหลาย ๆ ภาพแสดงต่อเนื่องกันโดยเร็ว ทำให้ผู้ชมเห็นเป็นภาพเคลื่อนไหว

สรุป

             ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ ฯลฯ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานโดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมายและการประมวลผลซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์ใด ๆ โดยจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชื่อนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น          

    

      ชนิดของข้อมูลแบ่งเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้แก่

  1. ข้อมูลตัวเลข 

  2. ข้อมูลอักขระ  

  3. ข้อมูลภาพ

  4. ข้อมูลเสียง

แหล่งข้อมูล : 

http://blog.eduzones.com/jipatar/85845

http://goo.gl/jglwXF

http://rif-it.blogspot.com/2014/03/blog-post.html