ข้อมูลและสารสนเทศ (Data and Information)

                   

                   ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริง หรือ เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ  เช่น ภาพ  เสียง  วีดิโอ  ของคน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ที่เราสนใจ ฯลฯ การรวบรวมข้อมูล เป็น การเริ่มต้นในการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดี จะได้ข้อมูลรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน  การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีหลายวิธี เช่น การใช้เครื่องอิเล็กทรอนิกส์ การใช้โทรสาร การใช้เครื่องวัดต่าง ๆ การใช้ดาวเทียม การออกแบบสอบถาม ฯลฯ

                

                   สารสนเทศ (Information) หมายถึง  ข้อมูล หรือ สิ่งซึ่งได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ หรือ สารสนเทศ หมายถึง   ข้อมูลที่มีความหมายซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์    ดังนั้น  สารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง  เพื่อให้ได้ผลลัพท์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้  โดยอาจเขียนแผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ ดังนี้

ระบบสารสนเทศ

                   สารสนเทศแบ่งออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ดังนี้

1.  สารสนเทศที่ทำประจำ                                                     

2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย

3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จำทำขึ้นโดยเฉพาะ

                   ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

     1. บุคลากร  

     2. ขั้นตอนการปฏิบัติ                           

     3. เครื่องคอมพิวเตอร์  

     4. ซอฟต์แวร์ 

     5. ข้อมูล

ประเภทของข้อมูล

     การแบ่งประเภทของข้อมูล อาจแบ่งได้หลายวิธีแล้วแต่จุดประสงค์ของการแบ่งนั้น  ถ้าแบ่งตามการเก็บรวบรวมข้อมูล อาจแบ่งประเภทของข้อมูลเป็น 2 ประเภท คือ

1.) ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง อาจได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ข้อมูลทุติยภูมิ     หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้แล้วบางครั้งอาจมีการประมวลผลเป็นสารสนเทศไปแล้ว ผู้ใช้ข้อมูลไม่ได้ไปสำรวจเอง ตัวอย่างเช่นข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่มีผู้ทำไว้อาจเป็นหน่วยราชการตลอดจนได้มาจากเครื่องมือวัดต่าง ๆ  ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูล

2.) ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือ ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น 

คุณสมบัติของข้อมูล

ข้อมูลที่ดีควรมีคุณสมบัติ ดังนี้ 

     1. ความถูกต้อง                                      

     2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน           

     3. ความสมบูรณ์

     4. ความชัดเจนและกระทัดรัด              

     5.ความสอดคล้อง

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ                  

 การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและการดูแลสารสนเทศเป็นข้อ ๆ ดังนี้

     1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล                

     2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

     3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

     ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล , การตรวจสอบข้อมูล , การเก็บรวบรวมข้อมูล , ต้องเก็บข้อมูลให้มากพอและทันต่อเวลา , การตรวจสอบข้อมูล , ข้อมูลที่เก็บมาต้องมีการตรวจสอบ          

ความถูกต้อง ให้มีความเชื่อถือได้ วิธีการตรวจสอบมีหลายวิธีแล้วแต่ความเหมาะสม ถ้าพบข้อผิดพลาดของข้อมูลต้องแก้ไข ข้อมูลที่จะนำไปใช้หรือเก็บบันทึกไว้ต้องถูกต้อง

 การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วย

     1. การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล                                      

     2. การจัดเรียงข้อมูล

     3. การสรุปผล                                                     

     4. การคำนวณ

การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

อาจประกอบด้วย

     1. การเก็บรักษาข้อมูล                                           

     2. การค้นหาข้อมูล 

     3. การทำสำเนาข้อมูล                                            

     4. การสื่อสาร

การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

   อาจแบ่งตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผลได้เป็น 2 แบบ คือ

1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online processing) 

เป็นการประมวลผลแบบที่ข้อมูลวิ่งจากปลายทางไปยังเครื่องที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบนี้เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด เช่น การจองตัวเครื่องบิน การเบิกเงินจากเครื่อง เอทีเอ็ม ฯลฯ

2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch processing)

เป็นการประมวลผลเป็นครั้ง ๆ  โดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อนเมื่อต้องการผลก็นำข้อมูลมาประมวล การทำโพลสำรวจ

ข้อมูล และสารสนเทศ มีความแตกต่างกันอย่างไร

              ความแตกต่างของข้อมูลและสารสนเทศ คำว่า “ข้อมูล” (Data) และ “สารสนเทศ” (Information) นั้นมีความหมายแตกต่างกัน กล่าวคือ “ข้อมูล” หมายถึง ข้อเท็จจริงทั่ว ๆ ไปที่มีอยู่ซึ่งทำการเก็บรวบรวมมาได้ โดยข้อเท็จจริงนี้เป็นบุคคล วัตถุ สิ่งของ เหตุการณ์ หรือสถานที่และข้อมูลดังกล่าวอาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ หรือสถานที่ รูปภาพหรือเสียงก็ได้ สำหรับ “สารสนเทศ” นั้นหมายถึง ข้อมูลที่ได้รับการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้อ้างอิง ดำเนินงาน หรือตัดสินใจอย่างหนึ่งอย่างใด โดยสารสนเทศนี้อาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือเสียงก็ได้  การประมวลผลสารสนเทศ เพื่อให้เห็นภาพของข้อมูลและสารสนเทศชัดเจนขึ้น จะขอยกตัวอย่างเรื่อง เกรดเฉลี่ยของนักเรียนในแต่ละภาคเรียน ซึ่งเกรดเฉลี่ยนั้นจะได้จากการนำเกรดในแต่ละวิชาที่นักเรียนลงเรียนมาทำการประมวลผล ดังนั้น ในที่นี้เกรดแต่ละวิชาของนักเรียนจึงเป็น “ข้อมูล”ในขณะที่เกรดเฉลี่ยของนักเรียนเป็น “สารสนเทศ” อย่างไรก็ตามข้อเท็จจริงหนึ่ง ๆ อาจเป็นได้ทั้งข้อมูลและสารสนเทศก็ได้ขึ้นอยู่กับผู้ที่จะใช้ข้อเท็จจริงนั้น 

คุณสมบัติของข้อมูล

     1.ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำและอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากสุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศ ส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

     2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้ตี ความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการมีการออกแบบระบบการเรียนค้น และรายงานตามผู้ใช้

     3.ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม

     4.ความชัดเจนและกะทัดรัด  การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

     5.ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูลความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ 

สรุป

ข้อมูลและสารสนเทศ มีความแตกต่างกันที่ ข้อมูล เป็นข้อเท็จจริงที่รวบรวมไว้ในรูปแบบต่างๆ ข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการรวบรวมอย่างต่อเนื่อง แต่ สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประเมินผลมาแล้วเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน ซึ่งสามารถนำไปอ้างอิงในการทำงาน หรือการตัดสินทำอะไรอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนั้นสารสนเทศมีความหมายง่ายๆว่า ข้อมูลที่มีความหมายสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้นั่นเอง

แหล่งข้อมูล : 

http://www.trueplookpanya.com/new/cms_detail/knowledge/338-00/

http://blog.eduzones.com/siranee/33962

http://neung.kaengkhoi.ac.th/mdata/salupkadata3.html